Sabe quando pode eliminar a documentação da sua organização?

Os documentos ou arquivos são o testemunho da atividade do homem. A opinião de Paulo Veiga, CEO da Empresa de Arquivo de Documentação (EAD).

Têm assumido diversos suportes ao longo da humanidade como a conhecemos, desde as pinturas rupestres até aos documentos “nado” digitais, passando pelo pergaminho e papel. São conservados a título de prova ou para investigação história ou científica.

No âmbito da gestão documental, para que a sua organização possa ter um arquivo organizado e funcional (área muitas vezes descurada) é necessário ultrapassar algumas questões essenciais.

A primeira de todas e de capital importância prende-se com o conhecimento da legislação, no que concerne à conservação da documentação. A esta acrescem outras problemáticas como a formação de colaboradores em gestão documental e de arquivo e a necessidade de haver espaço para se ter um arquivo organizado.

Foquemo-nos nas alterações à lei, que devem merecer sempre a melhor atenção de todas as empresas, sob pena de uma inspeção da Autoridade Tributária e Aduaneira tornar-se num verdadeiro pesadelo.

Muitas vezes, deparamo-nos com situações de organizações que eliminam documentação que deveria ser conservada por mais tempo, desfazendo-se, por exemplo, ao fim de dez anos, de documentação de conservação obrigatória que, por lei, deveria ser eliminada decorridos 12 anos. Por outro lado, também há empresas que conservam documentos que poderiam ser eliminados em menor espaço de tempo, por serem cópias ou pelo facto de a legislação vigente possuir um tempo de conservação mais curto.

Este processo de avaliação de documentação é essencial para que se possa eliminar documentação corretamente, permitindo às empresas reduzir a massa documental a conservar, obtendo assim benefícios automáticos através da disponibilização de mais espaço e melhor organização.

Neste âmbito, é importante relembrar a alteração legislativa dos prazos de conservação da documentação contabilística, ocorrida em 2014. A Assembleia da República decretou, nos termos da alínea c) do artigo 161.º da Constituição, a Lei nº2/2014 – Artigo 123º 4, que os registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante um prazo de 12 anos civis em vez dos anteriores dez anos.

De facto, a reforma do IRC levada a cabo pela Lei n.º 2/2014, de 16 de janeiro, veio alargar o prazo para manter e conservar em boa ordem os documentos de contabilidade, isto é, os livros, registos contabilísticos e documentos de suporte. Segundo o mesmo artigo (alínea 5), quando a contabilidade for estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação referida no número anterior é extensível à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Os documentos de suporte que não sejam documentos autênticos ou autenticados podem, decorridos três períodos de tributação após aquele a que se reportam e obtida autorização prévia do diretor-geral da Autoridade Tributária e Aduaneira, ser substituídos, para efeitos fiscais, por microfilmes que constituam a sua reprodução fiel e obedeçam às condições que forem estabelecidas.

É ainda permitido o arquivo em suporte eletrónico das faturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal emitidos pelo sujeito passivo, desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministério das Finanças.

Importa salientar, por fim, que as entidades que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos devem dispor de capacidade de exportação de ficheiros nos termos e formatos a definir por portaria do Ministério das Finanças (redação da Lei n.º55-A/2010, de 31 de dezembro). Refira-se, porém, que esta lei é aplicada apenas para a documentação produzida a partir de 2014.

Por Paulo Veiga,
CEO da  Empresa de Arquivo de Documentação (EAD)

Publicado em: 18/02/2016 - 11:17:04
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