Parcerias de valorização empresarial

A impressão representa uma das despesas de mais difícil controlo no mercado empresarial. São poucas as organizações que conseguem indicar com precisão, através de métodos práticos de monitorização, quanto é gasto na totalidade e quanto podia ser economizado. Assim, justifica-se que os decisores recorram ao apoio de especialistas em outsourcing de impressão e gestão documental.

Existe já a possibilidade de adquirir impressoras, multifunções e respetivos serviços de impressão, programados de acordo com o ritmo de cada negócio. Para tal, é valioso o apoio dos fornecedores de impressão e gestão documental na definição de estratégias de impressão e implementação de soluções tecnológicas.

Como alternativa a um investimento inicial substancial, as empresas podem estabelecer contratos que incluam a disponibilização de equipamentos, consumíveis, manutenção e aconselhamento especializado e personalizado. Trata-se de um modelo que garante a monitorização e controlo da despesa, com eficiências associadas e em que o cliente só paga o que imprime, quando imprime.

O princípio dos serviços de impressão assenta num apoio continuado. Contudo, a natureza e nível deste apoio depende dos requisitos específicos de cada organização. Estas condições são definidas no início da parceria contratual, no seguimento de uma auditoria ao parque de impressão e volume de impressões, fundamental para delinear a estratégia de gestão.

Para uma avaliação precisa e eficaz, os fornecedores de serviços de gestão documental devem colocar algumas questões relacionadas com os equipamentos disponíveis na organização: “Como estão organizados no espaço?” ou “Quem os utiliza e com que propósito?” São ainda analisados volume, tipo de papel, dimensão, entre outros aspetos. 

Apenas assim se podem conceber planos de implementação personalizados, completos e eficientes.

Só um elevado nível de consultoria define um bom serviço de gestão. Entre as abordagens propostas, pode recomendar-se a substituição de diversos equipamentos por um único multifunções de menor dimensão, poupando recursos e eliminando ineficiências.

Aconselham-se ainda medidas de configuração predefinidas para evitar desperdícios, como a impressão em frente e verso, a suspensão automática do equipamento, quando o mesmo não se encontra em utilização, ou a impressão em modo de rascunho.

Concluída a fase de orientação inicial, segue-se a gestão e implementação das aplicações avançadas de impressão. As soluções de monitorização remota permitem uma resposta imediata na entrega de consumíveis ou na reparação de equipamentos, antes mesmo de falhas acontecerem, evitando tempos de inatividade.

As abordagens são sempre diferentes: poupanças em papel, energia, consumíveis, recursos humanos e tempo. Tudo depende das circunstâncias e necessidades específicas da empresa. As soluções são sempre personalizadas: automatizações, equipamentos eficientes, aplicações de impressão móvel, disposições estratégicas, configurações predefinidas. O apoio, contudo, deve ser total, invariavelmente.

Carlos Sousa,
Chief Executive Officer OKI Europe Lda., Sucursal em Portugal
OJE.pt